Dalam hal Pengaduan diajukan secara lisan, dilakukan dengan cara;
a. Pelapor datang menghadap sendiri ke meja Pengaduan, dengan menunjukkan indentitas diri.
b. petugas meja Pengaduan memasukkan laporan Pengaduan 

c. petugas meja Pengaduan memberikan nomor register Pengaduan kepada Pelapor guna memonitor tindak lanjut penanganan Pengaduan.

Dalam hal Pengaduan dilakukan secara tertulis dengan mengisi formulir yang telah disediakan di Kantor, memuat:
a. identitas Pelapor;
b. identitas Terlapor jelas;
c. perbuatan yang diduga dilanggar harus dilengkapi dengan waktu dan tempat kejadian, alasan penyampaian Pengaduan, bagaimana pelanggaran itu terjadi 
d. menyertakan bukti atau keterangan yang dapat mendukung Pengaduan yang disampaikan misalnya,
bukti atau keterangan ini termasuk nama, alamat dan nomor kontak pihak lain yang dapat dimintai keterangan lebih lanjut untuk memperkuat Pengaduan Pelapor; dan
e. petugas Meja Pengaduan memasukkan laporan Pengaduan tertulis 
dengan melampirkan dokumen Pengaduan. 

Dalam hal Pengaduan dilakukan secara elektronik

melalui link berikut : Formulir Online Pengaduan Pelayanan Disdukcapil Kotamobagu

Pada formulir tersebut harus memuat:

a. identitas Pelapor;

b. identitas Terlapor jelas;

c. dugaan perbuatan yang dilanggar jelas, misalnya perbuatan yang diadukan berkaitan dengan dokumen layanan kependudukan yang tidak sesuai prosedur maka Pengaduan harus dilengkapi dengan tanggal pelayanan dokumen kependudukan;

d. menyertakan bukti atau keterangan yang dapat mendukung Pengaduan yang disampaikan. Misalnya bukti atau keterangan termasuk nama jelas, alamat dan nomor kontak pihak lain yang dapat dimintai keterangan lebih lanjut untuk memperkuat Pengaduan Pelapor.

e. meskipun Pelapor tidak mencantumkan identitasnya secara lengkap, namun apabila informasi Pengaduan logis dan memadai, Pengaduan dapat ditindaklanjuti.